Percorsi Attuativi della Certificabilità - Area Debiti - I.3

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Dare evidenza dei controlli effettuati con particolare riguardo: alla comparazione di ordini - offerte richieste ai fornitori - bolle di entrata della merce in magazzino; alla verifica delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla-fattura, bolla-ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento)

Codice Azione Descrizione Azione Data cronoprogramma Procedura di riferimento
I3.1 Redazione ed adozione di un funzionigramma, (aggiornato ad ogni variazione della pianta organica) in cui siano chiaramente indicati: nominativi, ruoli e responsabilità specifiche per tutte le fasi del ciclo passivo. dic-15  
I3.2 Adozione di una procedura che consenta di evidenziare e di ripercorrere i controlli svolti (data, responsabile, tipo di controllo).
Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalemente; comparazione degli ordini con le offerte scritte precedentemente richieste ai fornitori, comparazione delle bolle di entrata con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, i termini e le condizioni di consegna, controllo delle fatture dei fornitori, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di entrata e delle fatture, comparazione fattura con determina di pagamento, ecc.
giu-16  
I3.3 Applicazione della procedura che consenta di evidenziare e di ripercorrere i controlli svolti (data, responsabile, tipo di controllo). dic-16  
I3.4 Adozione di una procedura per la gestione dei pagamenti che preveda tra l'altro:
a) l'indipendenza di coloro che hanno il mandato di firma rispetto alle funzioni di:
- approvazione dei pagamenti;
- preparazione degli assegni o bonifici bancari;
- incassi;
- acquisti e ricevimento merci.
b) che venga garantito l'ordine cronologico dei pagamenti e gli altri adempimenti normativi (es. D.L. 35/2013);
c) l'estinzione del debito al fine di evitare duplicazioni.
dic-15  
I3.5 Applicazione della procedura per la gestione dei pagamenti giu-16  
I3.6 Verifica di corretta esecuzione della procedura definita ai punti I3.2 e I3.4 giu-16