Percorsi Attuativi della Certificabilità - Area Rimanenze - E.1

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Dimostrare l’effettiva esistenza fisica (magazzini – reparti/servizi – terzi) delle scorte del titolo di proprietà delle scorte

Codice Azione Descrizione Azione Data cronoprogramma Procedura di riferimento
E1.1 Definizione di procedure per inventari fisici periodici (almeno annuali), con chiara evidenza di tempi, azioni, ruoli e responsabilità, differenziate per i magazzini farmaceutici centrali e/o periferici e/o presso i reparti e/o economali.
La procedura deve prevedere tra l'altro che:
a) l'inventario fisico venga effettuato da persone indipendenti da quelle che sovraintendono alla custodia delle giacenze e che detengono la contabilità di magazzino;
b) siano definiti i metodi per la rilevazione delle quantità inventariate (ex conteggi, pesature ecc...);
c) sia definito il trattamento delle merci a lento rigiro, obsolete e scadute
d) ogni  rettifica da apportare ai saldi contabili sia preventivamente autorizzata;
e) il dato contabile venga allineato alle risultanze dell'inventario                        
dic-15 E1.1
E1.2 Applicazione di procedure per inventari fisici periodici. dic-15 E1.2
E1.3 Definizione di controlli sui riepiloghi d'inventario tali da garantire che:
a. persone diverse dai magazzinieri o da chi tiene la contabilita' di magazzino predispongano i riepiloghi d'inventario.
b. si instaurino adeguate procedure per garantire la completezza e la correttezza dei riepiloghi d'inventario.
c. vengano valorizzate le differenze d'inventario.
d. la riconciliazione tra le giacenze fisiche e le giacenze contabili e quindi la correttezza delle eventuali differenze d'inventario sia garantita da adeguate procedure di cut-off.
e. si prevedano apposite riconciliazioni sui sezionali di magazzino dei vari reparti.
f. adeguati controlli ed analisi vengono effettuati sulle differenze d'inventario.
g. anche i controlli sulle differenze di inventario siano svolti da persone indipendenti dai magazzinieri o da chi tiene la contabilita' di magazzino.
h. il responsabile approvi i risultati dell'indagine ed i valori finali delle differenze di inventario. e rediga una relazione in merito all’esito dello stesso.
i. sia prevista una preventiva autorizzazione per apportare ogni  rettifica ai saldi contabili.
dic-15

E1.3_A

E1.3_B

E1.3_C

E1.3_D

E1.4 Garantire l'adeguamento del dato contabile delle rimanenze alle risultanze dell'inventario, mediante il recepimento delle differenze inventariali. dic-15 E1.4
E1.5 Predisposizione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (es protesi, materiali monouso).  dic-15 E1.5
E1.6 Applicazione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (es protesi, materiali monouso). dic-15 E1.6
E1.7 Richiesta di conferma dati a terzi depositari di merci dell'azienda e relativa riconciliazione con i propri dati dic-15 E1.7
E1.8 Individuazione dell'unità responsabile e delle azioni di controllo da espletare per garantire il corretto, completo e tempestivo raggiungimento dell'obiettivo. dic-15 E1.8
E1.9 Verifica di corretta esecuzione della procedura definita ai punti E1.1 e E1.5 giu-16 E1.9